Una copia di un documento da produrre ad una pubblica amministrazione può essere resa conforme all'originale direttamente dal dipendente competente a ricevere il documento, dietro esibizione dell'originale. In questo caso la copia autenticata può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Esiste una modalità alternativa all'autenticazione di copie ai sensi dell'articolo 19 del dpr 445/2000. E' previsto che la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di cui articolo 47 del dpr 445/2000, possa riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione, ovvero la copia di titolo di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
NB: Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorieta di cui all' articolo 47 del dpr 445/2000, se destinate a una pubblica amministrazione o ad un soggetto incaricato di pubblico servizio, possono essere presentate nelle forme previste dal comma 3 di cui articolo 38 del dpr 445/2000 ed in particolare sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto al ricevimento ovvero sottoscritte e presentate unitamente a fotocopia non autentica di un documento di identità del sottoscrittore.
